El desempeño en el trabajo es crucial para que las empresas evalúen la productividad del personal y supervisen datos relacionados con habilidades duras y blandas, cualidades de liderazgo y actitudes de los empleados. Este análisis es útil tanto para los gerentes como para todo el equipo. Aquí te explicamos por qué:
- Ayuda a identificar el nivel de cada especialista y a tomar decisiones informadas en la gestión de recursos humanos, como quién debería ser promovido y quién necesita más motivación.
- Los gerentes y líderes de equipo entienden qué cambios de personal son necesarios en la organización y hacia dónde dirigir los esfuerzos de RRHH.
- El sistema de motivación y los KPIs se mejoran y ajustan en función de los datos de evaluación.
Se consideran indicadores como la complejidad de las tareas, el gasto de recursos y los plazos al evaluar la eficiencia laboral. Por ejemplo, los empleados pueden desempeñar bien sus funciones, pero hacerlo con retraso e interrumpiendo a sus colegas. Sí, logran el resultado, pero ¿a qué costo?
Según una investigación de Gartner, los empleadores se están enfocando en una nueva tendencia de gestión de recursos humanos llamada “contratación silenciosa” (quiet hiring). Cuando una empresa no expande su plantilla, pone énfasis en el desarrollo del talento interno y en la formación de sus empleados existentes, una estrategia que deriva del análisis del desempeño laboral.
¿Qué es desempeño laboral?
El desempeño laboral de los empleados se mide en dos categorías: productividad y eficiencia.
La productividad laboral muestra el resultado que el empleado ha logrado. Tomemos como ejemplo al equipo de atención al cliente:
- ¿Cuántas consultas de clientes manejó un representante de soporte en un día?
- ¿Cuántos tickets resolvió el equipo de soporte en un mes?
Eficiencia laboral muestra la relación entre el resultado obtenido y el costo para alcanzarlo, incluyendo:
- ¿Cuánto dinero se gastó en el equipo de soporte y cuántas encuestas de satisfacción del cliente arrojaron comentarios positivos?
- ¿Cuántos premios del sector recibió el equipo por un servicio al cliente excepcional?
Los equipos de soporte al cliente dentro de la misma empresa pueden tener la misma productividad, pero diferente eficiencia.
El equipo de soporte Y manejó consultas a través de respuestas personalizadas por correo electrónico, lo que requirió más tiempo y esfuerzo para redactar cada respuesta. El equipo de soporte X utilizó un sistema de tickets optimizado con respuestas automatizadas para consultas comunes, lo que les permitió concentrarse en problemas más complejos de los clientes.
Ambos equipos resolvieron el mismo número de tickets en 3 meses. Sin embargo, el costo por resolución del equipo Y fue más alto que el del equipo X. El enfoque de Y implicó más trabajo manual, lo que resultó en mayores costos laborales. La eficiencia del equipo X fue mayor debido a la automatización, logrando el mismo número de resoluciones con menores costos, lo que se tradujo en una mayor eficiencia general.
¿Cómo medir el desempeño laboral?
Al enfocarse en indicadores claros y medibles, puedes rastrear el progreso, identificar áreas de mejora y reconocer logros. Estos son los indicadores de desempeño laboral más populares:
- Indicadores clave de desempeño (KPIs): Los KPIs son métricas cuantificables que evalúan la efectividad de un equipo o individuo en alcanzar los objetivos empresariales. Varían según el rol y la industria. Comúnmente incluyen metas de ventas, puntuaciones de satisfacción del cliente y tasas de finalización de proyectos. Estas métricas reflejan qué tan bien un empleado se alinea con los objetivos de la empresa.
- Calidad y precisión: Este indicador mide la precisión y el estándar del trabajo de un empleado. Niveles altos de errores o retrabajo sugieren la necesidad de capacitación o mejoras en los procesos.
- Tasas de productividad: Miden qué tan eficientemente un empleado o equipo completa tareas dentro de un período establecido. Por ejemplo, el número de solicitudes de publicaciones de invitados por día o problemas corregidos en el sitio web. Una alta productividad suele indicar una sólida gestión del tiempo y eficiencia en los procesos.
- Compromiso de los empleados: Medir el compromiso a través de encuestas, comentarios y participación en actividades de la empresa ofrece información sobre la moral y satisfacción de los empleados. Niveles altos de compromiso suelen correlacionarse con un buen desempeño laboral.
- Ausentismo y puntualidad: Las ausencias frecuentes y los retrasos pueden interrumpir el flujo de trabajo. Indican posibles problemas subyacentes como baja satisfacción laboral o desafíos personales. Rastrear el ausentismo y la puntualidad ayuda a identificar y abordar estos patrones de manera proactiva.
Es fundamental monitorear estos indicadores de manera constante. Solo así se puede obtener una visión integral del desempeño en el lugar de trabajo.
6 formas de mejorar el desempeño laboral
Sin importar tu situación, sabemos estrategias universales para mejorar el desempeño laboral
Establece objetivos claros y divídelos en hitos
Fuente: Regenx Fitness and Nutrition
El concepto SMART proporciona un marco para crear metas claras y alcanzables. Compara los siguientes objetivos:
- Mejorar la satisfacción del cliente.
- Incrementar la satisfacción del cliente en un 20% durante el próximo trimestre mediante tiempos de respuesta más rápidos y soluciones de soporte personalizadas.
¿Notas la diferencia? Así es como el concepto SMART puede transformar la definición de metas. Luego, divídelas en hitos más pequeños. Esto hace que las tareas grandes sean más manejables y te da una sensación de progreso al alcanzar cada hito.
Por ejemplo, supongamos que tu objetivo es lanzar un nuevo producto en seis meses. Tus hitos podrían incluir:
- Investigación
- Desarrollo
- Creación de prototipos
- Estrategia de marketing
- Iteraciones basadas en comentarios
Este enfoque te mantiene en el camino, ayuda a evitar el agobio y mejora el desempeño laboral.
Planifica y prioriza inteligentemente
Fuente: The Productivity Pedia
Empieza por identificar las tareas más importantes que más impactan tus objetivos
Utiliza la matriz de Eisenhower para clasificar las tareas en 4 cuadrantes:
- Urgente e importante.
- Importante pero no urgente.
- Urgente pero no importante.
- Ni urgente ni importante.
Una vez que hayas priorizado tus tareas, crea un plan que distribuya el tiempo y los recursos de manera efectiva. Esto puede incluir:
- Programar sesiones de trabajo enfocadas.
- Delegar tareas a otras personas.
- Reservar tiempo para el pensamiento estratégico.
La clave es asegurarte de que tus actividades diarias estén alineadas con tus metas a largo plazo.
Trabaja en gestionar el tiempo
Sin duda, los empleados necesitan supervisión, pero hay límites. Robby Slaughter, propietario de la firma de consultoría Accelawork con sede en Indianápolis, ofrece un consejo sensato: permite que los empleados gestionen su propio tiempo y serán más productivos. Para aquellos incapaces de hacerlo y que necesitan un supervisor que los controle estrictamente, no hay razón para mantenerlos en sus puestos. Es responsabilidad del gerente establecer metas claras y criterios de desempeño.
Aprovecha el poder de la retroalimentación
La regla de oro de la gestión de equipos establece que a los empleados se les debe elogiar en público y reprender en privado. Los jefes que descuidan esta regla socavan la cohesión y la eficiencia del equipo, y el desarrollo profesional de dichos empleados también se detiene por completo.
Según una encuesta de Gallup, los empleados que recibían retroalimentación constructiva de manera regular eran un 13% más productivos. Un equipo necesita comentarios claros para comprender sus posibilidades de desarrollo dentro de una empresa.
Por supuesto, los incentivos monetarios, como el salario, pueden ser suficientes para el personal. Sin embargo, las formas informales de mostrar gratitud también son esenciales. Ante todo, todos somos seres humanos, y reconocer nuestros logros y actitudes positivas nos toca profundamente.
Puedes celebrar cualquier logro y trabajo de calidad frente a todo el equipo con palabras amables, otorgar un reconocimiento simbólico como una tarjeta de regalo y asignar el estatus de mejor empleado. Y, por supuesto, no olvides los bonos en efectivo.
Mejora y unifica todas las comunicaciones laborales
Las barreras de comunicación entre la gerencia y el personal crean un riesgo significativo. Incluso pequeños imprevistos inevitables pueden provocar tiempos muertos.
Establece reuniones regulares o actualizaciones de estado. Los canales de comunicación unificados también evitan los “silos” de información, donde los detalles importantes solo son conocidos por unos pocos. Al priorizar la comunicación, mejoras la colaboración y reduces los malentendidos. Además, permite que tus empleados remotos trabajen de manera segura con estas 5 herramientas principales para nómadas digitales.
Crea un plan de mejoramiento del desempeño laboral
Fuente: Medium
Un Plan de Mejora del Desempeño (PIP, por sus siglas en inglés) es un enfoque estructurado para ayudar a los empleados a mejorar su desempeño. Pasos para crear un PIP:
- Identifica los problemas de desempeño que deben abordarse.
- Establece objetivos claros y alcanzables para la mejora. Aquí, el marco SMART es imprescindible.
- Detalla los pasos que el empleado tomará para alcanzar estos objetivos. Define los recursos que necesitará, como capacitaciones, mentorías o herramientas profesionales adicionales.
- Establece un cronograma para revisar el progreso. Incorpora reuniones de seguimiento para monitorear el desarrollo profesional del empleado.
El objetivo de un PIP es abordar los problemas de desempeño y ayudar al empleado a tener éxito en su rol.
3 ejemplos de planes de mejoramiento del desempeño laboral
A continuación tres ejemplos de mejoramiento del desempeño laboral.
Plan de mejora del desempeño enfocado en problemas de comunicación
Nombre del empleado: Alex Manado
Nombre del gerente: Viktoria Hawk
Fecha: 26/09/2024
Razón del plan: La comunicación entre la agencia de SEO y el cliente se ha vuelto inconsistente. Han ocurrido malentendidos y retrasos en los hitos del proyecto. Las actualizaciones clave, los cambios y los informes de progreso no se están comunicando de manera efectiva. Los informes contienen datos inexactos y, en ocasiones, carecen de análisis valiosos. Existe una falta de confianza y alineación entre las partes.
Expectativas de desempeño: El empleado debe establecer una comunicación clara y consistente con el cliente para garantizar que ambas partes estén alineadas. Esto incluye: Proporcionar al cliente informes precisos y valiosos, aprovechando herramientas automatizadas como un generador de informes SEO para la entrega oportuna de los reportes. Entregar información precisa y actualizada. Programar reuniones periódicas (semanales o quincenales) para discutir avances y abordar cualquier inquietud.
Métricas de desempeño:
- Entrega de informes SEO: Realizar la entrega dentro del plazo acordado en el 100% de los proyectos.
- Reuniones con el cliente: Establecer reuniones semanales o quincenales con el cliente, registrando asistencia y participación.
- Quejas del cliente: Reducir las quejas relacionadas con la comunicación en un 80%.
Duración del plan y período de revisión: El plan tendrá una duración de 60 días, con una revisión a los 30 días para evaluar el progreso. Se realizarán ajustes según sea necesario para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
Consecuencias si no se cumplen los objetivos: El incumplimiento resultará en la terminación del contrato.
Plan de mejora del desempeño enfocado en problemas de liderazgo
Nombre del empleado: Sam Bamlton
Nombre del gerente: Nick Maxin
Fecha: 17/09/2024
Razón del plan: El empleado ha mostrado una falta de habilidades de liderazgo, lo que ha afectado negativamente la moral y la productividad del equipo. Existen problemas relacionados con la delegación de tareas, la toma de decisiones y la provisión de instrucciones claras al equipo.
Expectativas de desempeño: El empleado debe desarrollar y demostrar habilidades de liderazgo más sólidas. Esto incluye delegar tareas de manera efectiva, tomar decisiones informadas en un plazo razonable y ofrecer retroalimentación clara y constructiva a los miembros del equipo.
Métricas de desempeño:
- Productividad del equipo: Mejorar la productividad del equipo en un 15% durante el próximo trimestre.
- Formación en liderazgo: Completar sesiones de entrenamiento o coaching de liderazgo dentro de los primeros 30 días del plan.
- Retroalimentación positiva: Recibir comentarios positivos de al menos el 80% de los miembros del equipo en la próxima encuesta interna.
Duración del plan y período de revisión: El plan tendrá una duración de 90 días, con una revisión a los 45 días para evaluar el progreso. Se proporcionará apoyo o recursos adicionales si es necesario.
Consecuencias si no se cumplen los objetivos: Si el empleado no muestra una mejora significativa en su liderazgo, podría ser reasignado a un rol sin responsabilidades de liderazgo o enfrentar la terminación de su contrato.
Plan de mejora del desempeño enfocado en problemas de calidad de trabajo
Nombre del empleado: Monica Santos
Nombre del gerente: Andrew Tompson
Fecha: 30/09/2024
Razón del plan: La calidad del trabajo de la empleada ha disminuido. Los errores frecuentes y los plazos incumplidos se están convirtiendo en un patrón, lo que ha causado interrupciones en los cronogramas de los proyectos y descontento por parte de los clientes.
Expectativas de desempeño: La empleada debe mejorar la calidad de su trabajo, reduciendo los errores y cumpliendo con los plazos establecidos para los proyectos. Esto incluye una revisión minuciosa, atención a los detalles y una gestión efectiva del tiempo.
Métricas de desempeño:
- Reducción de errores: Disminuir los errores en un 90% durante los próximos 60 días.
- Cumplimiento de plazos: Completar puntualmente el 95% de las tareas asignadas durante el período del plan.
- Retroalimentación positiva: Recibir comentarios positivos de colegas o clientes sobre la calidad del trabajo entregado.
Duración del plan y período de revisión: El plan tendrá una duración de 60 días, con una revisión a los 30 días para monitorear el progreso. Se ofrecerá apoyo en forma de mentoría o capacitación adicional si es necesario.
Consecuencias si no se cumplen los objetivos:Si no se observa una mejora, la empleada podría enfrentar medidas disciplinarias adicionales, incluyendo la terminación de su contrato.
En resumen
El desempeño laboral de los empleados se refiere a cómo desempeñan sus funciones y cumplen con las tareas necesarias.
Medir y gestionar el desempeño de los empleados es fundamental porque permite:
- Evaluar correctamente el desempeño en el trabajo.
- Determinar quién está trabajando arduamente y quién no.
- Decidir cómo compensar adecuadamente a tu fuerza laboral.
- Mejorar la productividad general en el lugar de trabajo.
Si bien hay muchos detalles específicos para evaluar el desempeño laboral, los principales criterios son los KPIs, la calidad y precisión, las tasas de productividad, el compromiso de los empleados, el ausentismo y la puntualidad.
Crea un sistema eficaz de KPIs, evalúalos regularmente y diseña planes de acción después de cada evaluación para fomentar un mejor desempeño laboral en tus empleados.
